Apakah Perusahaan Benar-Benar Membutuhkan ERP Finance?
ERP Finance adalah sistem yang membantu mengintegrasikan proses keuangan dengan aktivitas bisnis, seperti purchasing, penjualan, inventory, dan operasional.
Namun, tidak semua perusahaan membutuhkan ERP yang kompleks.
Sebelum membeli, perhatikan lima hal berikut:
- Kebutuhan bisnis: Identifikasi masalah operasional yang ingin diselesaikan.
- Integrasi: Tentukan sistem dan divisi yang harus terhubung.
- Biaya: Hitung lisensi, implementasi, migrasi, dan pemeliharaan.
- Kesiapan data: Pastikan transaksi dan master data sudah terstruktur.
- Pelaporan: Evaluasi kebutuhan accounting internal maupun jasa akuntansi dan pembukuan.
10 Pertanyaan Sebelum Memilih ERP Finance
Implementasi ERP bukan sekadar membeli software.
Perusahaan juga perlu menyesuaikan proses bisnis, mempersiapkan data, dan melatih pengguna.
Misalnya, perusahaan memiliki 5 divisi yang menggunakan spreadsheet berbeda.
ERP dapat membantu mengintegrasikan informasi, tetapi hasilnya bergantung pada kesiapan proses internal.
Sebelum implementasi, laporan dari jasa akuntansi dan pembukuan dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan pencatatan.
1. Masalah Apa yang Ingin Diselesaikan?
Apakah masalah utama perusahaan adalah pencatatan lambat, selisih stok, atau laporan keuangan terlambat?
Tanpa tujuan jelas, perusahaan berisiko membeli fitur yang tidak dibutuhkan.
Tentukan masalah sebelum menentukan produk.
2. Berapa Volume Transaksi Per Bulan?
Perusahaan dengan 100 transaksi memiliki kebutuhan berbeda dibanding perusahaan dengan 10.000 transaksi.
Volume transaksi memengaruhi kebutuhan kapasitas sistem, otomatisasi, dan integrasi.
Data dari jasa akuntansi dan pembukuan dapat digunakan untuk memetakan aktivitas keuangan.
3. Divisi Apa Saja yang Harus Terintegrasi?
ERP dapat menghubungkan sales, purchasing, inventory, dan finance.
Namun, perusahaan perlu menentukan proses mana yang benar-benar membutuhkan integrasi.
Hal ini membantu menghindari implementasi modul yang belum diperlukan.
4. Apakah Chart of Accounts Sudah Terstruktur?
ERP membutuhkan daftar akun yang konsisten.
Jika kategori biaya masih berubah-ubah, laporan dari sistem baru tetap berisiko tidak akurat.
Pemeriksaan chart of accounts melalui jasa akuntansi dan pembukuan dapat menjadi langkah persiapan.
5. Apakah Data Lama Siap Dimigrasikan?
Migrasi melibatkan data pelanggan, vendor, saldo akun, dan transaksi terbuka.
Misalnya, perusahaan memiliki 2.000 invoice belum lunas.
Data tersebut harus diperiksa sebelum dipindahkan.
Saldo awal dari jasa akuntansi dan pembukuan dapat menjadi referensi rekonsiliasi.
6. Bagaimana Alur Approval Perusahaan?
ERP perlu mengikuti kebijakan otorisasi pembayaran dan pengeluaran.
Contohnya, pembayaran di atas Rp25 juta membutuhkan persetujuan manager dan direksi.
Aturan tersebut harus terdokumentasi sebelum dikonfigurasi.
7. Laporan Keuangan Apa yang Dibutuhkan?
Perusahaan perlu menentukan kebutuhan laba rugi, neraca, arus kas, laporan piutang, dan laporan per divisi.
Hasil ERP juga harus dapat digunakan dalam proses jasa akuntansi dan pembukuan apabila perusahaan menggunakan layanan eksternal.
8. Berapa Total Biaya Implementasi?
Jangan hanya menghitung harga lisensi.
Biaya implementasi dapat meliputi konfigurasi, migrasi, integrasi, pelatihan, dan maintenance.
Bandingkan total biaya selama 3 tahun untuk memahami investasi sebenarnya.
9. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Implementasi?
Proyek ERP membutuhkan PIC internal, vendor implementasi, dan pengguna dari setiap divisi.
Tanpa pembagian tanggung jawab, proses migrasi dan pengujian dapat terlambat.
Tim finance atau penyedia jasa akuntansi dan pembukuan dapat dilibatkan dalam validasi data keuangan.
10. Bagaimana Mengukur Keberhasilan ERP?
Tentukan indikator sebelum implementasi.
Contohnya, target waktu closing turun dari 10 menjadi 5 hari kerja atau input manual berkurang 50%.
Hasil tersebut harus diukur berdasarkan kondisi aktual.
Data dari jasa akuntansi dan pembukuan dapat mendukung evaluasi perubahan proses pelaporan.
Checklist Kesiapan Implementasi ERP
- Dokumentasikan proses bisnis saat ini.
- Tentukan modul ERP yang dibutuhkan.
- Periksa chart of accounts.
- Bersihkan data pelanggan dan vendor.
- Hitung anggaran implementasi.
- Tetapkan PIC dan jadwal pengujian.
- Pastikan kebutuhan jasa akuntansi dan pembukuan telah dipertimbangkan.
FAQ
1. Apakah ERP sama dengan accounting software?
Tidak. ERP mencakup integrasi berbagai proses bisnis, sedangkan accounting software berfokus pada pencatatan keuangan.
2. Apakah perusahaan kecil harus menggunakan ERP?
Tidak selalu. Accounting software dapat mencukupi kebutuhan perusahaan dengan proses sederhana.
3. Berapa lama implementasi ERP?
Bergantung pada modul, jumlah pengguna, integrasi, dan kesiapan data. Implementasi sederhana dapat lebih cepat daripada proyek multi-divisi.
4. Apa risiko terbesar implementasi ERP?
Migrasi data tidak akurat, perubahan proses yang tidak dipahami pengguna, serta biaya dan waktu melebihi rencana.
5. Apakah ERP menggantikan accountant?
Tidak. ERP membantu pemrosesan data, tetapi validasi dan analisis keuangan tetap membutuhkan kompetensi accounting.
6. Apakah ERP bisa digunakan bersama outsourcing accounting?
Bisa, jika akses, keamanan, dan pembagian tanggung jawab disepakati. Jasa akuntansi dan pembukuan dapat mendukung kebutuhan pelaporan sesuai cakupan layanan.
Kesimpulan
ERP Finance dapat membantu perusahaan mengintegrasikan proses bisnis dan meningkatkan konsistensi data.
Namun, keberhasilan implementasi bergantung pada kesiapan proses, kualitas data, dan keterlibatan pengguna.
Sebelum membeli, perusahaan perlu memastikan kebutuhan sistem sudah dipetakan dengan jelas.
Dukungan jasa akuntansi dan pembukuan dapat membantu menyediakan dasar pencatatan keuangan yang lebih terstruktur.
Pelajari bagaimana jasa akuntansi dan pembukuan dapat mendukung kebutuhan pembukuan dan pelaporan perusahaan sebelum maupun setelah pengembangan sistem keuangan.