Perusahaan memiliki beberapa badan usaha sekaligus banyak cabang operasional. Namun, ketika management meminta laporan keuangan gabungan, tim finance harus mengumpulkan spreadsheet dari berbagai lokasi.
Situasi ini menunjukkan pentingnya memilih software accounting yang mendukung struktur bisnis kompleks.
Multi-company accounting memungkinkan pengelolaan beberapa entitas perusahaan, sedangkan multi-branch accounting membantu pencatatan berdasarkan cabang atau lokasi.
Dukungan jasa akuntansi dan pembukuan dapat membantu perusahaan menyiapkan administrasi transaksi berdasarkan struktur organisasi.
Apa Perbedaan Multi-Company dan Multi-Branch?
Keduanya memiliki fungsi berbeda:
- Multi-Company: Mengelola pembukuan beberapa badan usaha secara terpisah.
- Multi-Branch: Mengelompokkan pendapatan dan biaya berdasarkan cabang.
- Intercompany Transaction: Mencatat transaksi antarperusahaan dalam satu grup.
- Consolidated Reporting: Menyajikan laporan gabungan dengan penyesuaian yang diperlukan.
- Role-Based Access: Membatasi akses pengguna berdasarkan entitas atau cabang.
Dengan jasa akuntansi dan pembukuan, perusahaan dapat mendukung pengelompokan transaksi berdasarkan kebutuhan pelaporan.
Mengapa Perusahaan Multi-Entitas Membutuhkan Accounting Khusus?
Bayangkan grup bisnis memiliki tiga perusahaan dengan masing-masing empat cabang.
Artinya, terdapat 12 kombinasi entitas dan lokasi yang perlu dipantau.
Jika setiap cabang menghasilkan 200 transaksi per bulan, totalnya mencapai 2.400 transaksi.
Menggabungkan data secara manual meningkatkan risiko perbedaan akun, duplikasi transaksi, dan keterlambatan laporan.
Melalui jasa akuntansi dan pembukuan, perusahaan dapat mendukung konsistensi pencatatan antarentitas.
Kombinasi software multi-company dan jasa akuntansi dan pembukuan membantu mempersiapkan data untuk analisis keuangan grup.
5 Fitur Software Accounting yang Wajib Diperiksa
1. Separate Ledger untuk Setiap Entitas
Setiap badan usaha perlu memiliki pencatatan dan laporan keuangan sendiri.
Hal ini penting karena kewajiban, transaksi, dan pelaporan setiap entitas bisa berbeda.
Dukungan jasa akuntansi dan pembukuan dapat membantu menjaga konsistensi pencatatan masing-masing perusahaan.
2. Branch dan Cost Center Tracking
Software perlu menyediakan kode cabang dan cost center agar biaya dapat dianalisis berdasarkan lokasi atau departemen.
Contohnya, biaya operasional Jakarta dan Surabaya harus dapat dibandingkan secara terpisah.
Dengan jasa akuntansi dan pembukuan, perusahaan dapat mendukung klasifikasi transaksi sesuai struktur cabang.
3. Intercompany Transaction Management
Transaksi antarentitas harus dicatat secara konsisten di kedua perusahaan.
Misalnya, PT A memberikan pinjaman Rp100 juta kepada PT B.
Pencatatannya harus mencerminkan piutang pada PT A dan utang pada PT B.
Melalui jasa akuntansi dan pembukuan, perusahaan dapat mendukung dokumentasi transaksi tersebut.
4. Consolidated Financial Reporting
Management membutuhkan laporan gabungan untuk mengetahui performa grup bisnis.
Software sebaiknya mendukung konsolidasi dan eliminasi transaksi antarperusahaan agar tidak terjadi penghitungan ganda.
Pencatatan dari jasa akuntansi dan pembukuan dapat menjadi dasar penyiapan laporan yang diperlukan.
5. Multi-Level Access dan Audit Trail
Finance setiap cabang tidak selalu perlu mengakses data seluruh perusahaan.
Gunakan akses berdasarkan jabatan, entitas, dan fungsi pekerjaan.
Dengan jasa akuntansi dan pembukuan, kebutuhan dokumentasi transaksi dapat disejajarkan dengan prosedur pengawasan internal.
Checklist Memilih Software Multi-Company dan Multi-Branch
- Pastikan software mendukung beberapa legal entity.
- Uji laporan laba rugi berdasarkan cabang.
- Periksa pencatatan transaksi intercompany.
- Evaluasi fitur konsolidasi dan eliminasi.
- Pastikan tersedia multi-currency jika diperlukan.
- Periksa akses pengguna dan audit trail.
- Hitung biaya lisensi setiap entitas dan pengguna.
- Uji impor serta migrasi data sebelum implementasi.
Perusahaan dapat mempertimbangkan jasa akuntansi dan pembukuan untuk mendukung kesiapan administrasi keuangan.
Penggunaan jasa akuntansi dan pembukuan juga dapat membantu meningkatkan keteraturan pencatatan antarunit bisnis.
FAQ
1. Apa itu software accounting multi-company?
Software yang memungkinkan beberapa badan usaha memiliki pencatatan dan laporan keuangan masing-masing dalam satu platform.
2. Apa perbedaan cabang dan entitas perusahaan?
Cabang merupakan unit operasional, sedangkan entitas perusahaan adalah badan usaha dengan identitas hukum tersendiri.
3. Apakah setiap cabang harus memiliki laporan laba rugi?
Sangat disarankan untuk evaluasi profitabilitas dan pengendalian biaya.
4. Apakah laporan keuangan beberapa perusahaan bisa digabung?
Bisa melalui proses konsolidasi yang mengikuti ketentuan akuntansi relevan. Jasa akuntansi dan pembukuan dapat mendukung penyiapan pencatatan yang diperlukan.
5. Mengapa intercompany transaction penting?
Karena transaksi antarentitas dapat menyebabkan penghitungan ganda jika tidak dieliminasi secara tepat dalam laporan konsolidasi.
6. Apakah semua software accounting mendukung multi-company?
Tidak. Sebagian aplikasi hanya mendukung satu entitas atau mengenakan biaya tambahan untuk fitur tersebut.
Kesimpulan
Software accounting untuk perusahaan multi-company dan multi-branch harus mampu memisahkan pencatatan entitas sekaligus menyediakan analisis keuangan berdasarkan cabang.
Perusahaan dapat menggunakan jasa akuntansi dan pembukuan untuk mendukung kesiapan data serta proses pelaporan.
Dengan menggabungkan software yang sesuai dan jasa akuntansi dan pembukuan, management dapat membangun fondasi pengelolaan keuangan yang lebih terstruktur seiring berkembangnya grup bisnis.